חיבור EasyDo עם Monday
ניהול מסמכים וחתימות ישירות מהמשימות שלך
אנחנו אוהבים את Monday. זה קל, מהיר, גמיש, עושה סדר וכולם יודעים מה לעשות שם. בדקה ניתן ליצור פרוייקט חדש, להגדיר לו״ז, לחלק משימות, להגדיר תהליכים, לשגר את כולם לעבוד, וכמובן לעקוב בקלות ולראות שהכל מבוצע. אבל זה לא חוסך את הצד האדמיניסטרטיבי של העבודה: היצירה של המסמכים, החתמה שלהם, מעקב ותזכור גורמים חיצוניים וכו.
כאן EasyDo נכנסת לתמונה. החיבור הטבעי ל-Monday יאפשר לכם ליצור תהליכי עבודה סגורים מקצה לקצה. לייצר ולשלוח מסמכים לחתימה בשינוי סטטוס וכמובן לקבל אותם חתומים חזרה למקום ממנו הם יצאו, עם שינוי סטטוס אוטומטי וסגירת התהליך.
למה לחבר בין EasyDo ל-Monday?
- שליחת מסמכים לחתימה ישירות מתוך משימות ב-Monday – בלי לצאת מהמערכת.
- מעקב אוטומטי אחר סטטוס החתימה – הכל מתעדכן בזמן אמת.
- שיפור שיתוף הפעולה – כל הצוות יכול לראות בקלות מי חתם ומי עדיין לא.
- הפחתת טעויות אנוש – תהליכים אוטומטיים במקום שליחת מסמכים ידנית.
- שמירת מסמכים בצורה מסודרת – החתימות מתועדות ומסמכים חתומים נשמרים אוטומטית.
מה אפשר לעשות עם האינטגרציה של EasyDo ב-Monday?
שליחת מסמכים לחתימה ישירות מ-Monday
- צור עמודת EasyDo בתוך Monday לשליחת מסמכים לחתימה ישירות ממשימה או פרויקט.
- ניתן לבחור תבנית מסמך מתוך EasyDo, להזין נתונים אוטומטיים ולשלוח ללקוחות או עובדים בלחיצה אחת.
- במקום לעבור בין מערכות – כל ניהול המסמכים והחתימות נעשה ישירות בתוך סביבת Monday שלך.
מעקב אוטומטי אחר סטטוס החתימה
- לאחר שליחת מסמך לחתימה, ניתן להציג סטטוס חי ב-Monday:
- נשלח – המסמך נשלח למשתמשים לחתימה.
- בחתימה – לפחות אחד מהחותמים כבר חתם.
- הושלם – כל הנמענים חתמו, והמסמך אושר ונשמר.
- כאשר המסמך נחתם – הסטטוס מתעדכן אוטומטית והמשימה מקבלת אישור להמשך עבודה.
יצירת מסמכים אוטומטית מתוך משימות ב-Monday
- במקום להקליד מסמכים ידנית, ניתן להגדיר אוטומציות שמייצרות מסמך חדש מתוך נתונים במשימה.
- למשל, יצירת חוזה לקוח, הצעת מחיר, הסכם עבודה או טופס קליטה בהתבסס על פרטי העסקה ב-Monday.
- ניתן למשוך נתונים מתוך עמודות Monday ישירות לשדות המסמך, וליצור חוזים מותאמים אישית ללא צורך בהזנה ידנית.
שילוב מסמכים בתהליכי עבודה אוטומטיים
- ניתן לחבר בין סטטוסים ב-Monday למסמכים ב-EasyDo כדי ליצור זרימות עבודה חכמות.
דוגמאות לשימוש:
✔ כאשר משימה עוברת לשלב “בהמתנה לאישור”, המסמך נשלח אוטומטית לחתימה.
✔ כאשר פרויקט מסוים נסגר, מופקת חשבונית חתומה ונשלחת ללקוח.
✔ כאשר עובד חדש מסיים את שלבי הגיוס, המערכת מפעילה שליחת טופסי חתימה דיגיטליים ומעדכנת את HR.
שמירת מסמכים חתומים וניהול אוטומטי של קבצים
- ניתן להגדיר שמירה אוטומטית של מסמכים חתומים ישירות ב-Monday או בענן (Google Drive, Dropbox).
- כל מסמך נגיש לכל הגורמים הרלוונטיים ישירות מהמשימה או הפרויקט המתאים.
- אפשרות לתייג מסמכים לפי סוג העסקה, לקוח או עובד וליצור סדר וארגון במסמכים החתומים.
דוגמאות לשימושים נפוצים
חוזים משפטיים ואישורים
משרד עורכי דין יוצר חוזים אוטומטית כאשר לקוח חדש מתווסף למערכת ומנהל את כל החתימות ישירות מתוך Monday.
ניהול עסקאות מכירה (CRM)
צוות מכירות שולח הצעות מחיר והסכמים ישירות מ-Monday, עוקב אחר החתימות ומקבל עדכונים מיידיים על סטטוס העסקה.
קליטת עובדים ותהליכי HR
מחלקת משאבי אנוש מנהלת קליטת עובדים חדשה – שולחת טפסים לחתימה, עוקבת אחרי סטטוס החתימות ושומרת את כל המסמכים החתומים בתוך תיק העובד.
אישורי תקציב ורכש
מחלקת כספים שולחת טפסים לאישור תקציב, רכש והתחייבויות ישירות מתוך Monday, כולל חתימה מאושרת של מנהלים בכירים.
ניהול ספקים והזמנות עבודה
עסקים שולחים הזמנות רכש, מאשרים חוזים עם ספקים, ומסנכרנים מסמכים חתומים ישירות מול הסטטוסים של הפרויקטים.
יתרונות החיבור בין EasyDo ל-Monday
ייעול תהליכים עסקיים
במקום לבצע משימות ידניות, הכול הופך לאוטומטי וזורם מהר יותר.
חיסכון בזמן
אין צורך להעביר מסמכים ידנית, לחפש קבצים או לעדכן סטטוסים – הכל מתרחש לבד.
מעקב מלא ושקיפות
כל החתימות מתועדות ישירות ב-Monday, כך שכל הצוות יודע בדיוק היכן המסמכים נמצאים.
מניעת טעויות אנוש
אין צורך בהעתקה והדבקה של נתונים – הכל משתלב בצורה חלקה ואוטומטית.
ניהול מסמכים חכם
כל המסמכים מסודרים ונשמרים לפי משימות, לקוחות, פרויקטים או עובדים.
אבטחה ורגולציה
כל החתימות מאובטחות, מוצפנות ומוכרות משפטית בהתאם לחוק החתימה האלקטרונית.
איך מתחילים?
האינטגרציה של EasyDo עם Monday קלה להגדרה ואינה מצריכה ידע טכני מתקדם. ניתן לחבר את שתי המערכות תוך דקות ספורות ולבנות אוטומציות חכמות שמתאימות בדיוק לצרכים של הארגון שלך.
רוצה לייעל את ניהול המסמכים והחתימות שלך? צור קשר עוד היום ונעזור לך להגדיר את החיבור בצורה שתתאים לעסק שלך!
אנחנו מאמינים שאף מסמך או טופס לא עומד לבד בעולם, תמיד יש תהליך שלם מסביבו.
אנחנו פה כדי לסגור לכם את כל התהליך מקצה לקצה
